Φωτογραφία ανάρτησης: Ιπτάμενοι φάκελοι | © Gerd Altmann στο Pixabay
Ήδη από τα μέσα της δεκαετίας του 1990, οι περισσότεροι ενήλικες στον δυτικό κόσμο είχαν πιθανότατα τον δικό τους λογαριασμό email, τον οποίο δεν προορίζονταν ποτέ οι αρχικοί προγραμματιστές. Σήμερα, οι χρήστες λαμβάνουν ως επί το πλείστον αυτούς τους λογαριασμούς από τον εργοδότη ή την τηλεφωνική τους εταιρεία, ορισμένοι, ειδικά οι νεότεροι, χρησιμοποιούν απλώς τις προσφορές που βασίζονται στο Διαδίκτυο και προτού το καταλάβετε, έχετε περισσότερους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτούς που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στην πραγματικότητα αισθητώς.
Ιδιαίτερα οι γνώστες του Διαδικτύου πολύ γρήγορα χρησιμοποίησαν επίσης τους δικούς τους τομείς και, κατά συνέπεια, τους δικούς τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έτσι εμπλούτισαν πάρα πολύ τον κόσμο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Υπάρχουν επίσης υπηρεσίες που προσφέρουν στους χρήστες προσωρινές διευθύνσεις e-mail για κάθε περίσταση.
Αλλά αυτό δεν αφορά καθόλου αυτό το άρθρο, έχει να κάνει με την κακή χρήση του e-mail από την αρχή με τη χρήση λογαριασμών και προγραμμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλο και περισσότερο για διαχείριση και αρχειοθέτηση e-mail, κάτι που σήμερα οδηγεί ακόμη και σε ορισμένους παρόχους να προσφέρουν επιπλέον υπηρεσίες, όπως η αυτόματη και υποτιθέμενη «νομικά» σωστή «αέναη» αποθήκευση όλων των e-mail που έχουν ληφθεί και αποσταλεί ποτέ — η οποία οδηγεί αποκλειστικά σε τεράστια σπατάλη πόρων και ενέργειας.
Ταυτόχρονα, θα πρέπει να θυμάται κανείς τι έκανε με τις επιστολές, τα τηλεγραφήματα ή τα φαξ που λάμβανε — και ίσως κάνει και σήμερα. Πολύ λίγοι από εμάς έχουμε αναπτύξει ένα σύστημα αρχειοθέτησης για αυτό και το διατηρούμε για χρόνια. Ήταν κυρίως ερωτικά γράμματα που εξαφανίστηκαν δεσμευμένα σε συρτάρια και έκαναν τους κληρονόμους να χαμογελούν δεκαετίες αργότερα. Ορισμένες από αυτές τις επιστολές που συλλέχθηκαν έγιναν ακόμη και λογοτεχνικά αρχεία, όπως αυτό στο Marbach am Neckar.
Λοιπόν, γιατί να θέλετε ή να χρειάζεται να αποθηκεύετε κάθε email που στέλνετε ή λαμβάνετε — ορισμένα αποθηκεύουν ακόμη και τα πρόχειρα που δεν έχουν σταλεί ποτέ — στα εισερχόμενά σας σήμερα και να τα αποθηκεύετε για αιωνιότητα; Τα 2 GB αποθηκευτικού χώρου που προορίζονται για ένα κανονικό γραμματοκιβώτιο είναι ήδη μετά βίας αρκετά και τώρα δεσμεύεται χώρος αποθήκευσης που έχει ξεπεράσει κατά πολύ κάθε δυνατό μέτρο. Ο λόγος για αυτό θα μπορούσε να είναι ότι πολλοί χρησιμοποιούν τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους ως γουρούνια από μαλλί που γεννούν αυγά και από αυτή την άποψη δεν διστάζουν να αποθηκεύσουν και να μεταβιβάσουν τα προσωπικά τους δεδομένα ή άλλα μυστικά και πολύ δικές τους ιδέες, για να μην αναφέρουμε τα εμπορικά μυστικά .
Θα ήταν τόσο εύκολο να ελέγξετε τη συνάφεια των απεσταλμένων και ληφθέντων e-mail και, εάν είναι απαραίτητο, ως ξεχωριστό αρχείο σε ένα Ζέτελκαστεν ή άλλο κατάλληλο χώρο αποθήκευσης. Και αν έχετε τότε το θάρρος να διαγράψετε άσχετα e-mail αμέσως, θα μπορούσε κάλλιστα να συμβεί ότι η δουλειά σας μπορεί να γίνει με πολύ πιο χαλαρό και, κυρίως, καλύτερα οργανωμένο τρόπο. Είμαι ακράδαντα πεπεισμένος ότι με την κατάλληλη διαχείριση προσωπικών πληροφοριών, η εργασία του καθενός μπορεί να πραγματοποιηθεί πολύ πιο αποτελεσματικά και τελικά πιο αποτελεσματικά. Αυτό το μικρό κόλπο σας εξοικονομεί επίσης έναν ή τον άλλο σύμβουλο και την αγορά αμέτρητων βιβλίων διαχείρισης ή διαδικτυακών μαθημάτων.
«Θα γράψετε πολλά. Κανε το καλα. Οι τηλεφωνικές κλήσεις και τα hangout δεν κλιμακώνονται. Το πρόσωπο με πρόσωπο είναι ακριβό για κατανεμημένες ομάδες και επομένως σπάνιο. Εργαλεία σε πραγματικό χρόνο, όπως το IRC και το Slack, θέτουν σε μειονεκτική θέση τους ανθρώπους σε μειονοτικές ζώνες ώρας. Και έτσι, σε μια διαδικτυακή κοινότητα, ο κύριος τρόπος επικοινωνίας σας είναι πιθανό να είναι το email. Που σημαίνει ότι πρέπει να είσαι καλός σε αυτό. Αφιερώστε χρόνο για να γράψετε προσεκτικά, πλήρως και με ακρίβεια. Και δεδομένου ότι το κείμενο πρόκειται να κάνει τόσο μεγάλο μέρος της επικοινωνιακής σας βαρύτητας, σκεφτείτε να είστε λίγο πιο ξεκάθαροι σχετικά με την αποστολή συναισθηματικών σημάτων από ό,τι θα μπορούσατε να είστε διαφορετικά. ("Είμαι χαρούμενος...", "είναι λυπηρό...", "Είμαι ευγνώμων.")"
Σου Γκάρντνερ, Ένας μικρός οδηγός για την εργασία με διαδικτυακές κοινότητες (21 Μαρτίου 2016)
